Blog

Er zit een romantisch beeld om eventmanagement heen. Mooie locaties, volle zalen, sprekers op een podium en alles dat perfect samenkomt in één ervaring. En eerlijk? Dat moment is er ook. Dat ene ogenblik waarop het licht goed staat, de energie in de zaal klopt en je denkt: ja, hier doe ik het voor. Maar de werkelijkheid van evenementen organiseren zit vooral in de details. In mijn carrière heb ik evenementen georganiseerd van vijftig mensen tot bijeenkomsten met meer dan tweeduizend bezoekers. Van strategische sessies en congressen tot personeelsevents, open dagen en stakeholderbijeenkomsten. En iedere keer weer blijkt dezelfde regel waar: de devil is in the details.

Want een goed evenement draait niet alleen om een sterk concept of een mooie presentatie. Het zit juist in alles wat bezoekers nauwelijks opmerken als het goed geregeld is. Bewegwijzering die logisch voelt. Een spreker die precies op tijd klaarstaat. Een badge die klopt. Geluid dat werkt. Een host die weet waar iemand moet zijn. Een draaiboek dat niet alleen op papier klopt, maar ook leeft op de vloer.

En misschien is dat ook precies wat het vak zo mooi maakt.

Als communicatieadviseur zit ik regelmatig aan tafel bij de strategie. Wat willen we vertellen? Welke doelgroep willen we raken? Wat moet iemand voelen wanneer hij naar huis gaat? Hoe versterken communicatie, sfeer en inhoud elkaar? Maar vervolgens sta je soms een dag later letterlijk op je knieën badges in elkaar te schuiven omdat de levering nét anders binnenkwam dan verwacht. En eerlijk gezegd vind ik dat misschien nog wel het mooiste onderdeel van het vak.

Want evenementen organiseren vraagt om schakelen tussen denken en doen. Tussen boardroom en backstage. Je bent bezig met positionering, stakeholdermanagement en storytelling, maar tegelijkertijd check je of er genoeg water backstage staat en of de bewegwijzering bij parkeerplaats C niet scheef hangt.

Dat contrast maakt het werk echt. De beste eventmanagers die ik heb ontmoet, zijn nooit te groot voor het praktische werk. Die begrijpen dat een strategie pas waarde krijgt wanneer de uitvoering klopt. En dat een bezoeker geen draaiboek onthoudt, maar wel hoe een evenement voelde. Soms zit succes in grote dingen. Een inspirerende keynote. Een indrukwekkende opening. Een sterk inhoudelijk programma.

Maar vaak zit het juist in kleine momenten.

Een vrijwilliger die goed geïnstrueerd is. Een bezoeker die zich welkom voelt. Een collega die op het juiste moment rust uitstraalt. Een speaker die merkt dat alles geregeld is en daardoor beter presteert. Dat zie je niet altijd terug op foto’s achteraf. Maar daar wordt een evenement wel gemaakt. Misschien is dat ook waarom ik evenementen nog steeds zo leuk vind om te doen. Omdat het een vakgebied is waar strategie en menselijkheid samenkomen. Waar je moet kunnen plannen, improviseren, communiceren én aanpakken.

En waar je soms in dezelfde ochtend een directiepresentatie geeft, een leverancier aanstuurt én badges staat in te steken op de grond. Precies daar gebeurt het vaak. Achter de schermen. In de details.

Communicatie is voor mij nooit alleen een plan op papier geweest. Natuurlijk begint het vaak met strategie. Met vragen als: waar wil een organisatie naartoe, wat speelt er onder medewerkers of klanten, welke beweging wil je in gang zetten en hoe zorg je dat communicatie daar daadwerkelijk aan bijdraagt? Maar uiteindelijk zit de echte kracht vaak ergens anders. In de vertaalslag. In de uitvoering. In de details. Juist daar voel ik me thuis.

In de afgelopen jaren heb ik gewerkt aan communicatie binnen zorg, opvang, onderwijs en maatschappelijke organisaties. Grote verandertrajecten, magazines, crisiscommunicatie, arbeidsmarktcampagnes, intranetstructuren, evenementen, woordvoering en positionering. Soms op strategisch niveau aan tafel met bestuurders en managementteams. Soms gewoon achter een laptop om een tekst terug te brengen naar de kern zodat iemand op mbo niveau 2 hem ook echt begrijpt.

En eerlijk gezegd vind ik dat laatste minstens zo belangrijk. Want communicatie gaat niet over moeilijke woorden of dikke plannen. Het gaat over mensen meenemen. Over begrijpen wat iemand nodig heeft om in beweging te komen, zich gezien te voelen of simpelweg te snappen wat er van hem verwacht wordt. Dat betekent soms dat je een communicatiekoers ontwikkelt voor de komende jaren. Maar net zo goed dat je kritisch kijkt naar één zin in een bewonersbrief. Of een kop honderd keer herschrijft totdat hij eindelijk goed voelt.

Ik geloof namelijk dat goede communicatie ontstaat tussen strategie en de laatste punt.

Juist in die ruimte gebeurt het. Daar waar organisaties vaak groot denken, maar communicatie uiteindelijk klein en menselijk moet worden gemaakt. Een visie moet vertaald worden naar een collega op de werkvloer. Een verandering moet begrijpelijk blijven. Een boodschap moet niet alleen kloppen, maar ook landen.

Daarom werk ik graag breed binnen het vak. Van communicatieadvies tot redactie. Van projectcommunicatie tot contentcreatie. Van crisiswoordvoering tot magazines en social content. Niet omdat alles tegelijk moet, maar omdat al die onderdelen met elkaar verbonden zijn. Een sterke strategie zonder goede uitvoering blijft abstract. Maar losse communicatie zonder richting wordt ruis.

De uitdaging zit voor mij juist in het verbinden van die twee. In organisaties zie ik vaak hetzelfde gebeuren: er is veel kennis, veel ambitie en veel inhoud. Maar juist daardoor wordt communicatie soms ingewikkelder gemaakt dan nodig is. Terwijl de kracht vaak zit in eenvoud. In duidelijke taal. In herkenbare verhalen. In communicatie die voelt alsof iemand het rechtstreeks tegen je zegt.

Misschien is dat ook waarom ik nog steeds zelf teksten redigeer. Waarom ik graag meedenk over tone of voice, structuur en ritme. Waarom ik net zo enthousiast kan worden van een strategische sessie als van het terugbrengen van een tekst van duizend naar vijfhonderd woorden zonder dat de nuance verdwijnt.

Want uiteindelijk maken juist die details het verschil.

De komende jaren zie ik communicatie bovendien alleen maar belangrijker worden. Organisaties veranderen sneller. Doelgroepen verwachten meer duidelijkheid en echtheid. Interne communicatie, cultuur, arbeidsmarktcommunicatie en zichtbaarheid lopen steeds meer door elkaar heen. Zeker in sectoren zoals zorg en opvang, waar menselijkheid centraal staat, wordt communicatie steeds vaker onderdeel van de organisatie zelf in plaats van alleen een ondersteunend middel. En precies daar ligt mijn energie. Niet alleen mooie verhalen maken, maar communicatie bouwen die klopt. Die strategisch sterk is én begrijpelijk blijft. Die richting geeft zonder afstandelijk te worden.

Tussen strategie en de laatste punt dus. Precies daar.

Sommige communicatieprojecten zijn zichtbaar. Een campagne, een magazine of een inspirerend project waar je met trots over kunt vertellen. Andere opdrachten spelen zich juist grotendeels achter de schermen af. In mijn werk als communicatieadviseur krijg ik soms te maken met situaties waarin een organisatie onverwacht in de aandacht staat. Bijvoorbeeld wanneer er vragen komen van de pers of wanneer een onderwerp maatschappelijk gevoelig ligt. Juist op dat soort momenten is zorgvuldige communicatie essentieel. Onlangs mocht ik een grote zorgorganisatie ondersteunen bij een complex communicatievraagstuk waarbij woordvoering een belangrijke rol speelde.

Rust brengen in een complexe situatie

Wanneer er druk ontstaat vanuit media of omgeving, is het belangrijk om eerst overzicht te creëren.

• Wat weten we precies?
• Welke informatie is bevestigd en wat nog niet?
• Wie zijn betrokken en welke vragen kunnen we verwachten?

Pas wanneer dat duidelijk is, kun je bepalen hoe en wanneer er wordt gecommuniceerd. In zulke situaties draait communicatie niet alleen om snelheid, maar vooral om zorgvuldigheid.

De juiste boodschap op het juiste moment

Woordvoering gaat niet alleen over wat je zegt, maar ook over wanneer je iets zegt en hoe je een boodschap formuleert. In dit soort trajecten ondersteun ik organisaties onder andere door:

• kernboodschappen helder te formuleren
• mogelijke vragen van media voor te bereiden
• bestuurders en managers te adviseren over hun rol
• en te zorgen voor consistente communicatie richting verschillende doelgroepen

Het doel is altijd hetzelfde: duidelijkheid creëren, misverstanden voorkomen en vertrouwen behouden.

Communicatie die rust brengt

Veel van dit werk blijft onzichtbaar. Dat is ook precies de bedoeling. Wanneer woordvoering goed verloopt, ontstaat er rust. De juiste informatie komt naar buiten en organisaties kunnen zich blijven richten op hun werk. Het zijn misschien niet de meest zichtbare opdrachten, maar wel de momenten waarop communicatie echt het verschil maakt.

Soms ontstaat er in een organisatie een situatie waarin snel gehandeld moet worden. In de retail kan dat bijvoorbeeld gebeuren wanneer een product uit voorzorg wordt teruggeroepen. Een zogenaamde recall vraagt niet alleen om logistiek en kwaliteitscontrole, maar ook om duidelijke communicatie. Klanten willen weten wat er aan de hand is, wat ze moeten doen en of er risico’s zijn. In zulke momenten speelt woordvoering een belangrijke rol.

Snelheid én zorgvuldigheid

Bij een product recall is tijd een belangrijke factor. Hoe sneller klanten goed geïnformeerd zijn, hoe kleiner de kans op onduidelijkheid of onrust. Tegelijkertijd moet de communicatie zorgvuldig zijn. Informatie moet kloppen, volledig zijn en helder worden geformuleerd. In zo’n traject ondersteun ik organisaties bijvoorbeeld bij:

• het formuleren van een eerste reactie
• het opstellen van duidelijke publieksinformatie
• het voorbereiden van antwoorden op vragen van media
• het afstemmen van communicatie tussen verschillende afdelingen

Het doel is dat alle communicatiekanalen hetzelfde verhaal vertellen.

Transparant communiceren

Bij een recall is transparantie belangrijk. Mensen begrijpen vaak goed dat er iets mis kan gaan met een product. Wat ze vooral willen, is duidelijke informatie.

• Wat is er precies aan de hand?
• Voor welk product geldt het?
• Wat moet een klant doen?

Door deze vragen helder te beantwoorden voorkom je dat er onnodige onrust ontstaat.

Achter de schermen

Ook bij dit soort situaties speelt veel communicatie zich achter de schermen af. Er wordt afgestemd met verschillende teams, er worden scenario’s voorbereid en boodschappen worden zorgvuldig geformuleerd.

Wanneer dat proces goed verloopt, merken klanten daar uiteindelijk vooral één ding van: duidelijke en betrouwbare informatie.

Iedere dag verschijnen er nieuwe berichten over kinderopvang: onderzoeken, wetswijzigingen, adviezen van toezichthouders of rapporten van ministeries. Maar voor een gastouder is het niet altijd duidelijk wat daarvan echt relevant is. Voor KNGO werk ik daarom regelmatig aan artikelen voor de kennisbank. Mijn rol daarin is niet alleen schrijven, maar vooral duiden.

Wat betekent dit nieuws eigenlijk?

Wanneer er nieuwe informatie verschijnt, kijk ik eerst naar de bron. Dat kan een beleidsdocument zijn, een rapport van GGD GHOR of een wijziging in wetgeving.

Daarna begint het echte werk.

• Welke onderdelen zijn belangrijk voor gastouders?
• Wat verandert er in de praktijk?
• En welke informatie kan juist verwarring voorkomen?

Door dat zorgvuldig uit te zoeken ontstaat een artikel dat verder gaat dan alleen het nieuwsbericht.

Van informatie naar inzicht

Een goed kennisartikel doet meer dan informatie herhalen. Het helpt de lezer begrijpen wat er speelt. Daarom probeer ik altijd een paar dingen toe te voegen:

• context: waarom komt deze verandering er?
• uitleg: wat staat er precies in de regels?
• praktische duiding: wat betekent dit voor het werk van een gastouder?

Op die manier wordt een bericht niet alleen een update, maar ook een hulpmiddel voor de praktijk.

Communicatie als vertaalwerk

Dit soort opdrachten laten goed zien waar communicatieadvies vaak over gaat: vertalen. Van beleid naar praktijk. Van ingewikkelde documenten naar begrijpelijke informatie. En van nieuws naar kennis waar mensen echt iets aan hebben. Voor mij is dat precies het leuke aan communicatie: ingewikkelde onderwerpen toegankelijk maken, zonder de inhoud te verliezen.

Soms zit de uitdaging in communicatie niet in wat je vertelt, maar in hoe je het vertelt. Voor KNGO, het kennisnetwerk voor gastouderopvang, werk ik regelmatig aan kennisartikelen voor de online kennisbank. De doelgroep bestaat vooral uit gastouders die dagelijks met kinderen werken. Professionals met veel praktijkervaring, maar niet per se met tijd of behoefte om lange juridische stukken door te lezen. En precies daar zit de uitdaging.

Van regelgeving naar begrijpelijke informatie

Nieuwe regels of protocollen in de kinderopvang zijn vaak geschreven in juridische taal. Denk aan wijzigingen in regelgeving rondom veilig slapen, registraties in het Landelijk Register Kinderopvang of nieuwe kwaliteitseisen. Belangrijk, maar niet altijd even toegankelijk.

Mijn rol als communicatieadviseur is dan om de vertaalslag te maken. Wat staat er nu eigenlijk? Wat betekent het concreet voor een gastouder in de praktijk? En welke informatie heeft iemand echt nodig om goed te kunnen handelen? Daarbij begin ik altijd bij dezelfde vraag: wat moet de lezer hier morgen anders door gaan doen?

Bij het schrijven van kennisartikelen voor KNGO werk ik daarom vanuit drie principes:

• Helderheid
  Geen ingewikkelde zinnen, maar duidelijke taal op B1 niveau.
• Context
  Waarom is dit onderwerp belangrijk en waarom speelt het nu?
• Praktische betekenis
  Wat betekent dit voor de dagelijkse opvang? Zo ontstaat een artikel dat niet alleen informeert, maar ook echt helpt.

Communicatie die werkt

Wat ik mooi vind aan dit soort opdrachten is dat communicatie hier echt een verschil maakt. Door ingewikkelde informatie begrijpelijk te maken, help je professionals hun werk beter te doen. En dat is uiteindelijk waar communicatie voor bedoeld is: kennis delen op een manier die mensen verder helpt.

Een magazine maken lijkt soms vooral een vormgevingsklus. Mooie foto’s, een aantrekkelijke opmaak en een goede cover. Maar achter een goed magazine zit vaak een heel proces van redactie, planning en samenwerking. Voor StaPP Magazine werk ik al jaren samen met een vaste vormgever. Samen zorgen we ervoor dat elke editie van idee tot publicatie tot stand komt.

De start: onderwerpen en planning

Elke editie begint met de vraag: welke onderwerpen zijn op dit moment relevant voor onze doelgroep? StaPP Magazine richt zich op professionals in de gastouderopvang. Dat betekent dat de inhoud moet aansluiten bij wat er speelt in hun dagelijkse praktijk. Denk aan pedagogische thema’s, ontwikkelingen in regelgeving of inspirerende voorbeelden uit de sector. Ik stel hiervoor samen met de KNGO directie de inhoudsplanning op en bepaal samen met het team welke onderwerpen een plek krijgen in het magazine.

Van onderwerp naar artikel

Daarna begint het redactionele werk. Ik schrijf artikelen, verzamel input van experts of redigeer bijdragen van anderen. In deze fase gaat het vooral om structuur en duidelijkheid:

• wat is de kern van het verhaal?
• wat moet de lezer hieruit meenemen?
• en hoe maken we het praktisch en toegankelijk?

Het doel is altijd hetzelfde: inhoud die interessant én begrijpelijk is voor de doelgroep.

Traffic tussen redactie en vormgeving

Wanneer de artikelen klaar zijn, begint de samenwerking met de vormgever. In deze fase begeleid ik het trafficproces: het aanleveren van teksten, beeldmateriaal en correcties. Samen zorgen we ervoor dat tekst en vormgeving goed op elkaar aansluiten. Soms betekent dat een artikel inkorten, een kader toevoegen of een visual laten maken die het verhaal versterkt. Ook bewaak ik de planning, zodat alle onderdelen op tijd klaar zijn voor publicatie.

Samenwerken aan een sterk eindresultaat

Wat ik mooi vind aan dit soort trajecten is de samenwerking. Een magazine maken doe je nooit alleen. Het is een samenspel tussen redactie, vormgeving en inhoudelijke experts. Door dat proces goed te begeleiden ontstaat er uiteindelijk een magazine dat niet alleen mooi is om te lezen, maar ook echt waarde biedt voor de doelgroep. En dat is precies waar goede communicatie om draait.

Het Corona-virus heeft invloed op ons allemaal. Op ons werk, ons dagelijks leven, maar ook op de manier waarop we ons onderwijs de komende periode inrichten. Docenten geven noodgedwongen in plaats van klassikaal, digitaal les. Dit blijkt in de praktijk vaak een hele overstap voor de meeste scholen, docenten en studenten. Voor Boom beroepsonderwijs mocht ik docenten bevragen over hun ervaringen in deze digitale revolutie in het onderwijs. Om zo ervaringen en kennis te delen en ook in deze periode samen werk maken van onderwijs. Ik sprak met zes docenten over hun kijk op deze bijzondere periode. Lees hieronder het interview met Mourad Lamrini:

‘We leren en blijven verbeteren voor nu én voor de toekomst.’

Mourad Lamrini, docent logistiek Zadkine

Het geven van afstandsonderwijs lijkt bevlogen docent logistiek Mourad Lamrini met de paplepel te zijn ingegoten als je de instructievideo’s voor zijn studenten bekijkt. Mourad geeft zijn lessen aan ‘zijn’ niveau vier klassen van het Zadkine logistiek college te Rotterdam. Als trotse vader van een peuterdochter, die net kan lopen, is het af en toe best even schakelen tijdens de les als de kleine dame ineens in beeld verschijnt op de achtergrond. ‘Maar dat maakt het ook wel weer leuk’, aldus Mourad. Tegelijkertijd is dat natuurlijk ook de realiteit waar heel veel docenten op dit moment mee te maken hebben. Mourad deelt in dit interview zijn ervaringen met afstandsonderwijs en geeft tips en trucs voor een online les. lees het hele interview hier

Wat een ontzetten leuk team mocht ik leren kennen bij Boom Beroepsonderwijs. Van november 2019 tot juni 2020 mocht ik hier als interim communicatie-adviseur aan de slag. In de eerste maanden ondersteuning van het team marketingcoördinatoren voor een grootschalig event en daarna ter vervanging tijdens het zwangerschapsverlof van een van de coördinatoren. Van november tot begin maart 2020 vanuit standplaats Meppel en daarna vanuit mijn thuiskantoor i.v.m. de uitbraak van het Coranavirus.

Werkzaamheden

Tijdens deze periode mocht ik o.a. onderstaande fondsen en uitgevers bedienen bij het uitvoeren en opzetten van marketing- en communicatieplannen. O.a. door het houden van interviews/schrijven van teksten, schrijven en uitsturen van nieuwsbrieven, maken van animaties/presentaties, voorbereiden en geven van webinars en het geven van communicatieadvies.

Een introductiecampagne en look & feel voor een hagelnieuwe online lesmethode. Een methode die nét even anders is en niet uitgaat van de traditioneel gebaande paden wanneer het gaat om het leren van een Moderne Vreemde Taal. Een uitdaging om dit alles binnen één maand te creëren, maar oh zo gaaf als het dan toch lukt!

Diglin MVT is een unieke digitale leermethode die door een intuïtieve en adaptieve opzet de student direct aan de slag laat gaan met het verkennen van een taal.

Voor deze campagne werkte ik intensief samen met collega Tanja Roelofs van Sourcecare Media. Na enkele productieve en inspirerende brainstormsessies ontwierpen we de complete look & feel van Diglin MVT.

We creëerden een campagne die in één oogopslag duidelijk maakt dat de student (leerder) zelf aan het stuur zit bij het ontdekken van een moderne vreemde taal. De docent (coach) neemt de rol van instructeur op zich. Hij/zij stuurt bij wanneer het moet en laat los wanneer het kan. Tijdens de introductie op 1 november 2019 op de beurs Levende Talen in de jaarbeurs Utrecht lanceerden we DigLin MVT met een herbruikbare DigLin MVT Truck, website, vouwfolders, beurswand en een introductie animatie.