Blog

Sommige communicatieprojecten zijn zichtbaar. Een campagne, een magazine of een inspirerend project waar je met trots over kunt vertellen. Andere opdrachten spelen zich juist grotendeels achter de schermen af.

In mijn werk als communicatieadviseur krijg ik soms te maken met situaties waarin een organisatie onverwacht in de aandacht staat. Bijvoorbeeld wanneer er vragen komen van de pers of wanneer een onderwerp maatschappelijk gevoelig ligt. Juist op dat soort momenten is zorgvuldige communicatie essentieel. Onlangs mocht ik een grote zorgorganisatie ondersteunen bij een complex communicatievraagstuk waarbij woordvoering een belangrijke rol speelde.

Rust brengen in een complexe situatie

Wanneer er druk ontstaat vanuit media of omgeving, is het belangrijk om eerst overzicht te creëren.

• Wat weten we precies?
• Welke informatie is bevestigd en wat nog niet?
• Wie zijn betrokken en welke vragen kunnen we verwachten?

Pas wanneer dat duidelijk is, kun je bepalen hoe en wanneer er wordt gecommuniceerd. In zulke situaties draait communicatie niet alleen om snelheid, maar vooral om zorgvuldigheid.

De juiste boodschap op het juiste moment

Woordvoering gaat niet alleen over wat je zegt, maar ook over wanneer je iets zegt en hoe je een boodschap formuleert. In dit soort trajecten ondersteun ik organisaties onder andere door:

• kernboodschappen helder te formuleren
• mogelijke vragen van media voor te bereiden
• bestuurders en managers te adviseren over hun rol
• en te zorgen voor consistente communicatie richting verschillende doelgroepen

Het doel is altijd hetzelfde: duidelijkheid creëren, misverstanden voorkomen en vertrouwen behouden.

Communicatie die rust brengt

Veel van dit werk blijft onzichtbaar. Dat is ook precies de bedoeling. Wanneer woordvoering goed verloopt, ontstaat er rust. De juiste informatie komt naar buiten en organisaties kunnen zich blijven richten op hun werk. Het zijn misschien niet de meest zichtbare opdrachten, maar wel de momenten waarop communicatie echt het verschil maakt.

Soms ontstaat er in een organisatie een situatie waarin snel gehandeld moet worden. In de retail kan dat bijvoorbeeld gebeuren wanneer een product uit voorzorg wordt teruggeroepen. Een zogenaamde recall vraagt niet alleen om logistiek en kwaliteitscontrole, maar ook om duidelijke communicatie. Klanten willen weten wat er aan de hand is, wat ze moeten doen en of er risico’s zijn. In zulke momenten speelt woordvoering een belangrijke rol.

Snelheid én zorgvuldigheid

Bij een product recall is tijd een belangrijke factor. Hoe sneller klanten goed geïnformeerd zijn, hoe kleiner de kans op onduidelijkheid of onrust. Tegelijkertijd moet de communicatie zorgvuldig zijn. Informatie moet kloppen, volledig zijn en helder worden geformuleerd. In zo’n traject ondersteun ik organisaties bijvoorbeeld bij:

• het formuleren van een eerste reactie
• het opstellen van duidelijke publieksinformatie
• het voorbereiden van antwoorden op vragen van media
• het afstemmen van communicatie tussen verschillende afdelingen

Het doel is dat alle communicatiekanalen hetzelfde verhaal vertellen.

Transparant communiceren

Bij een recall is transparantie belangrijk. Mensen begrijpen vaak goed dat er iets mis kan gaan met een product. Wat ze vooral willen, is duidelijke informatie.

• Wat is er precies aan de hand?
• Voor welk product geldt het?
• Wat moet een klant doen?

Door deze vragen helder te beantwoorden voorkom je dat er onnodige onrust ontstaat.

Achter de schermen

Ook bij dit soort situaties speelt veel communicatie zich achter de schermen af. Er wordt afgestemd met verschillende teams, er worden scenario’s voorbereid en boodschappen worden zorgvuldig geformuleerd.

Wanneer dat proces goed verloopt, merken klanten daar uiteindelijk vooral één ding van: duidelijke en betrouwbare informatie.

Iedere dag verschijnen er nieuwe berichten over kinderopvang: onderzoeken, wetswijzigingen, adviezen van toezichthouders of rapporten van ministeries. Maar voor een gastouder is het niet altijd duidelijk wat daarvan echt relevant is. Voor KNGO werk ik daarom regelmatig aan artikelen voor de kennisbank. Mijn rol daarin is niet alleen schrijven, maar vooral duiden.

Wat betekent dit nieuws eigenlijk?

Wanneer er nieuwe informatie verschijnt, kijk ik eerst naar de bron. Dat kan een beleidsdocument zijn, een rapport van GGD GHOR of een wijziging in wetgeving.

Daarna begint het echte werk.

• Welke onderdelen zijn belangrijk voor gastouders?
• Wat verandert er in de praktijk?
• En welke informatie kan juist verwarring voorkomen?

Door dat zorgvuldig uit te zoeken ontstaat een artikel dat verder gaat dan alleen het nieuwsbericht.

Van informatie naar inzicht

Een goed kennisartikel doet meer dan informatie herhalen. Het helpt de lezer begrijpen wat er speelt. Daarom probeer ik altijd een paar dingen toe te voegen:

• context: waarom komt deze verandering er?
• uitleg: wat staat er precies in de regels?
• praktische duiding: wat betekent dit voor het werk van een gastouder?

Op die manier wordt een bericht niet alleen een update, maar ook een hulpmiddel voor de praktijk.

Communicatie als vertaalwerk

Dit soort opdrachten laten goed zien waar communicatieadvies vaak over gaat: vertalen. Van beleid naar praktijk. Van ingewikkelde documenten naar begrijpelijke informatie. En van nieuws naar kennis waar mensen echt iets aan hebben. Voor mij is dat precies het leuke aan communicatie: ingewikkelde onderwerpen toegankelijk maken, zonder de inhoud te verliezen.

Soms zit de uitdaging in communicatie niet in wat je vertelt, maar in hoe je het vertelt. Voor KNGO, het kennisnetwerk voor gastouderopvang, werk ik regelmatig aan kennisartikelen voor de online kennisbank. De doelgroep bestaat vooral uit gastouders die dagelijks met kinderen werken. Professionals met veel praktijkervaring, maar niet per se met tijd of behoefte om lange juridische stukken door te lezen. En precies daar zit de uitdaging.

Van regelgeving naar begrijpelijke informatie

Nieuwe regels of protocollen in de kinderopvang zijn vaak geschreven in juridische taal. Denk aan wijzigingen in regelgeving rondom veilig slapen, registraties in het Landelijk Register Kinderopvang of nieuwe kwaliteitseisen. Belangrijk, maar niet altijd even toegankelijk.

Mijn rol als communicatieadviseur is dan om de vertaalslag te maken. Wat staat er nu eigenlijk? Wat betekent het concreet voor een gastouder in de praktijk? En welke informatie heeft iemand echt nodig om goed te kunnen handelen? Daarbij begin ik altijd bij dezelfde vraag: wat moet de lezer hier morgen anders door gaan doen?

Bij het schrijven van kennisartikelen voor KNGO werk ik daarom vanuit drie principes:

• Helderheid
  Geen ingewikkelde zinnen, maar duidelijke taal op B1 niveau.
• Context
  Waarom is dit onderwerp belangrijk en waarom speelt het nu?
• Praktische betekenis
  Wat betekent dit voor de dagelijkse opvang? Zo ontstaat een artikel dat niet alleen informeert, maar ook echt helpt.

Communicatie die werkt

Wat ik mooi vind aan dit soort opdrachten is dat communicatie hier echt een verschil maakt. Door ingewikkelde informatie begrijpelijk te maken, help je professionals hun werk beter te doen. En dat is uiteindelijk waar communicatie voor bedoeld is: kennis delen op een manier die mensen verder helpt.

Een magazine maken lijkt soms vooral een vormgevingsklus. Mooie foto’s, een aantrekkelijke opmaak en een goede cover. Maar achter een goed magazine zit vaak een heel proces van redactie, planning en samenwerking. Voor StaPP Magazine werk ik al jaren samen met een vaste vormgever. Samen zorgen we ervoor dat elke editie van idee tot publicatie tot stand komt.

De start: onderwerpen en planning

Elke editie begint met de vraag: welke onderwerpen zijn op dit moment relevant voor onze doelgroep? StaPP Magazine richt zich op professionals in de gastouderopvang. Dat betekent dat de inhoud moet aansluiten bij wat er speelt in hun dagelijkse praktijk. Denk aan pedagogische thema’s, ontwikkelingen in regelgeving of inspirerende voorbeelden uit de sector. Ik stel hiervoor samen met de KNGO directie de inhoudsplanning op en bepaal samen met het team welke onderwerpen een plek krijgen in het magazine.

Van onderwerp naar artikel

Daarna begint het redactionele werk. Ik schrijf artikelen, verzamel input van experts of redigeer bijdragen van anderen. In deze fase gaat het vooral om structuur en duidelijkheid:

• wat is de kern van het verhaal?
• wat moet de lezer hieruit meenemen?
• en hoe maken we het praktisch en toegankelijk?

Het doel is altijd hetzelfde: inhoud die interessant én begrijpelijk is voor de doelgroep.

Traffic tussen redactie en vormgeving

Wanneer de artikelen klaar zijn, begint de samenwerking met de vormgever. In deze fase begeleid ik het trafficproces: het aanleveren van teksten, beeldmateriaal en correcties. Samen zorgen we ervoor dat tekst en vormgeving goed op elkaar aansluiten. Soms betekent dat een artikel inkorten, een kader toevoegen of een visual laten maken die het verhaal versterkt. Ook bewaak ik de planning, zodat alle onderdelen op tijd klaar zijn voor publicatie.

Samenwerken aan een sterk eindresultaat

Wat ik mooi vind aan dit soort trajecten is de samenwerking. Een magazine maken doe je nooit alleen. Het is een samenspel tussen redactie, vormgeving en inhoudelijke experts. Door dat proces goed te begeleiden ontstaat er uiteindelijk een magazine dat niet alleen mooi is om te lezen, maar ook echt waarde biedt voor de doelgroep. En dat is precies waar goede communicatie om draait.

Het Corona-virus heeft invloed op ons allemaal. Op ons werk, ons dagelijks leven, maar ook op de manier waarop we ons onderwijs de komende periode inrichten. Docenten geven noodgedwongen in plaats van klassikaal, digitaal les. Dit blijkt in de praktijk vaak een hele overstap voor de meeste scholen, docenten en studenten. Voor Boom beroepsonderwijs mocht ik docenten bevragen over hun ervaringen in deze digitale revolutie in het onderwijs. Om zo ervaringen en kennis te delen en ook in deze periode samen werk maken van onderwijs. Ik sprak met zes docenten over hun kijk op deze bijzondere periode. Lees hieronder het interview met Mourad Lamrini:

‘We leren en blijven verbeteren voor nu én voor de toekomst.’

Mourad Lamrini, docent logistiek Zadkine

Het geven van afstandsonderwijs lijkt bevlogen docent logistiek Mourad Lamrini met de paplepel te zijn ingegoten als je de instructievideo’s voor zijn studenten bekijkt. Mourad geeft zijn lessen aan ‘zijn’ niveau vier klassen van het Zadkine logistiek college te Rotterdam. Als trotse vader van een peuterdochter, die net kan lopen, is het af en toe best even schakelen tijdens de les als de kleine dame ineens in beeld verschijnt op de achtergrond. ‘Maar dat maakt het ook wel weer leuk’, aldus Mourad. Tegelijkertijd is dat natuurlijk ook de realiteit waar heel veel docenten op dit moment mee te maken hebben. Mourad deelt in dit interview zijn ervaringen met afstandsonderwijs en geeft tips en trucs voor een online les. lees het hele interview hier

Wat een ontzetten leuk team mocht ik leren kennen bij Boom Beroepsonderwijs. Van november 2019 tot juni 2020 mocht ik hier als interim communicatie-adviseur aan de slag. In de eerste maanden ondersteuning van het team marketingcoördinatoren voor een grootschalig event en daarna ter vervanging tijdens het zwangerschapsverlof van een van de coördinatoren. Van november tot begin maart 2020 vanuit standplaats Meppel en daarna vanuit mijn thuiskantoor i.v.m. de uitbraak van het Coranavirus.

Werkzaamheden

Tijdens deze periode mocht ik o.a. onderstaande fondsen en uitgevers bedienen bij het uitvoeren en opzetten van marketing- en communicatieplannen. O.a. door het houden van interviews/schrijven van teksten, schrijven en uitsturen van nieuwsbrieven, maken van animaties/presentaties, voorbereiden en geven van webinars en het geven van communicatieadvies.

Een introductiecampagne en look & feel voor een hagelnieuwe online lesmethode. Een methode die nét even anders is en niet uitgaat van de traditioneel gebaande paden wanneer het gaat om het leren van een Moderne Vreemde Taal. Een uitdaging om dit alles binnen één maand te creëren, maar oh zo gaaf als het dan toch lukt!

Diglin MVT is een unieke digitale leermethode die door een intuïtieve en adaptieve opzet de student direct aan de slag laat gaan met het verkennen van een taal.

Voor deze campagne werkte ik intensief samen met collega Tanja Roelofs van Sourcecare Media. Na enkele productieve en inspirerende brainstormsessies ontwierpen we de complete look & feel van Diglin MVT.

We creëerden een campagne die in één oogopslag duidelijk maakt dat de student (leerder) zelf aan het stuur zit bij het ontdekken van een moderne vreemde taal. De docent (coach) neemt de rol van instructeur op zich. Hij/zij stuurt bij wanneer het moet en laat los wanneer het kan. Tijdens de introductie op 1 november 2019 op de beurs Levende Talen in de jaarbeurs Utrecht lanceerden we DigLin MVT met een herbruikbare DigLin MVT Truck, website, vouwfolders, beurswand en een introductie animatie.

Wederom een leuk project met een fijne samenwerkingspartner onder mijn hoede! Zojuist de eerste online aanzet mogen wegzetten voor een opdracht voor drie grote partijen in de gastouderopvang: KennisNetwerk Gastouderopvang (KNGO), PortaBase en Fagon.

In samenwerking met creatief grafisch vormgever Tanja Roelofs van SourceCare Media creëer ik de communicatiecampagne rondom de Masterclasses Gastouderopvang. De Masterclasses bieden professionals in de gastouderopvang een inspirerende stap gericht op verdieping, toekomst en ondernemen. Zodat zij alles uit zichzelf én hun onderneming halen op zowel pedagogisch als zakelijk vlak.
Een avondvullend programma met sprekers die ondersteunend zijn op de dagelijks praktijk en aanvullend zijn op het gebied van innovatie, pedagogiek en ondernemen.

We creëerden een social media campagne met onder andere een triggermovie maar ook persberichten, banners en (web)teksten. Deze vinden hun weg nu al online en natuurlijk staat er ook een mooie aftermovie op stapel. Meer weten over de Masterclasses? Kijk op https://masterclasses-gastouderopvang.nl/.

Programma Masterclasses Zwolle, Eindhoven en Utrecht

18.00 – 18.30 Ontvangst met koffie/thee en een heerlijke lekkernij
18.30 – 19.45 Masterclassronde 1
19.45 – 20.15 Ontmoet uw collega’s met een drankje en een hapje
20.15 – 21.30 Masterclassronde 2
21.30 Ontmoet de sprekers bij de afsluitende netwerkborrel

Basic Tutorial Sway

Wanneer je iets moet presenteren of een interactieve les wilt maken dan is de eerste gedachte vaak: ‘Ik maak een PowerPoint presentatie’. Maar soms heb je weinig tijd tot je beschikking en dan is Microsoft 365 Sway een uitkomst. Sway is een app van Microsoft 365 waarmee je op een heel eenvoudige wijze rapporten, presentaties, instructies en lesbrieven kan maken en delen. Zo simpel als klik, klak, klaar!

Met Microsoft Sway maak je met één druk op de knop van een Word-document of pdf-bestand of van een Excel-werkblad een presentatie. Je uploadt een document, klikt op de knop en Sway maakt er een presentatie van. Klinkt te mooi om waar te zijn? Probeer het zelf en ga aan de slag met de eerste zeven basisstappen van Sway.

Om aan de slag te gaan met Sway heb je een Microsoft account nodig.
Dit kan een e-mailadres zijn van Hotmail of Outlook. Als bij je school Office 365 wordt gebruikt, dan kun je bij Office 365 inloggen met je schoolaccount. Heb je geen Microsoftaccount, voer dan de volgende stappen uit. Open een browser en typ als adres www.account.microsoft.com. Klik op de knop een Microsoftaccount aanmaken en vul je de gegevens in.

Starten met Sway

Om Sway te starten open je de site van Office.com

1. Typ in de browser het adres www.office.com

2 Klik op Alle apps. Afhankelijk van het Office-abonnement verschijnen de apps die voor jou beschikbaar zijn, bijvoorbeeld Teams en Notebook Classroom.

3 Klik op Sway. De applicatie Sway start. Je hebt twee mogelijkheden. Je kunt een Sway maken door te beginnen met een compleet lege pagina waar je zelf tekst, foto’s en video’s aan toevoegt of je kunt snel een document omzetten in een presentatie. In deze tutorial zetten we een document om in een presentatie.

1. Kies voor starten vanuit een document.

De verkenner van Windows opent en je selecteer het document dat je wilt omzetten in een Sway-presentatie. De bestanden die je kunt invoegen zijn een Word-, Excel-, pdf- of zelfs een PowerPointbestand. Hoe meer koppen, plaatjes en stijlelementen er aan het document zijn meegegeven hoe mooier de presentatie zal worden.

1 Selecteer het bestand.

2 Klik op Openen.
Het bestand wordt in Sway ingevoegd en kan op verschillende manieren gepresenteerd worden.

Door op het plusje te klikken kun je zelf nog extra elementen toevoegen aan de Sway-presentatie. Bijvoorbeeld een Kop, een Tekst, een Afbeelding, een Stapel afbeeldingen of je voegt nog een document toe met de toets Uploaden. Deze laatste verschijnt als hyperlink in je Sway. Zo kun je ook een interactieve les opbouwen met bijvoorbeeld tussentijdse vragen in Microsoft Forms.

Met de knop Verhaallijn (1) zie je wat Sway van het document heeft gemaakt. Door op de knop Ontwerp (2) te klikken zie het resultaat. Met de knop Stijlen (3) kun je een keuze maken uit verschillende Weergaven, Thema’s en kleuren Aanpassen. Gewoon klikken en je ziet dat de veranderingen direct worden toegepast. Met de knop Afspelen (4) start je de presentatie. Met de knop Delen (5) kun je de Sway-presentatie delen met studenten of collega’s.

Vergeet niet tussentijds de presentatie af te spelen om het resultaat te bekijken. Met de knop Bewerken kom je weer terug naar het ontwerp.

Sway sluiten betekent de internetpagina van Sway sluiten. Deze wordt dan automatisch opgeslagen bij de opslagdienst van Microsoft OneDrive en kun je daar weer openen.

---

Dit artikel verscheen eerder in het Magazine Trots op VMBO en is geschreven voor Boom beroepsonderwijs.

Wil je een exemplaar bestellen klik dan hier.